L'aide mémoire du Secrétaire

 Voir aussi l'aide mémoire 2008 Cliquez sur les mois (tâches & aide mémoire) : Juillet Juillet AM - Août Août AM - Septembre Septembre AM - Octobre Octobre AM - Novembre Novembre AM -Décembre Décembre AM - Janvier Janvier AM

Les tâches du secrétaire peuvent se diviser en deux groupes :

1 - LES TACHES EXTERNES: formalités ou envoi de documents au District, au secrétariat du R.I. de Zurich, à la revue Le Rotarien.

2 - LES TACHES INTERNES: ce que le secrétaire doit faire dans son club.

A - LES TACHES EXTERNES;

Leurs périodicités sont mensuelles, semestrielles, annuelles.

Chaque mois

1 - Adresser au secrétaire du District la carte Rapport sur l'effectif (qui doit comporter la totalité des membres du Club payant une cotisation) et l'Assiduité, pour le 10 du Mois suivant au plus tard par e-mail, par courrier ou par fax.

L'utilisation du document n°2 vous facilitera le calcul du % mensuel d'assiduité.

Pour imprimer une feuille de présence

Vous trouverez également en annexe une proposition de méthode de décompte de l'assiduité rédigée par Albert Hoffmann Gouverneur 98/99 en septembre 1998.

2 - Adresser les rapports d'admissions de nouveaux membres ou de radiations à Zurich et au secrétaire du District, au fur et à mesure des modifications de l'effectif.

En cas de radiation, informer les clubs de la localité où va résider le rotarien qui quitte votre club.

3 - Envoyer au Gouverneur et au Gouverneur nommé du District les comptes-rendus hebdomadaires ou bulletins de votre club, ainsi qu'au Secrétaire du District et aux délégués du Gouverneur qui est affecté à votre club.

4 - Envoyer le rapport mensuel au Rotarien et éventuellement les actions du Club et les conférences à faire paraître dans la revue.

Chaque semestre

Au 1er juillet et au 1er janvier : rapport semestriel sur les membres du club à 4 feuillets pour le règlement de la taxe per capita  due pour la totalité  des  membres  du Club  à  l'exclusion  des  membres  d'honneur,  à  corriger éventuellement, et à communiquer au trésorier pour l'établissement du chèque. Retourner un exemplaire à Zurich, un à la Société Générale à Paris au moyen du bordereau de versement (document n°8) et garder un exemplaire en archive.

ler octobre et ler avril: rapport sur les nouveaux membres admis pendant le trimestre précédent (même procédure).

Chaque année.

>  S'assurer que le club est bien déclaré en Préfecture comme association de la Loi de 1901.

> Adresser à la Préfecture une déclaration pour la mise à jour de la composition du nouveau comité suivant les modèles. Un accusé de réception vous sera adressé.

> Compléter le registre des délibérations en incluant les Extraits du Procès verbal de l'Assemblée Générale concernant l'élection du futur président et l'approbation du Bilan.

> S'assurer que le club est bien assuré (responsabilité civile, autres risques).

> Envoyer à ZURICH avant le lerjanvier les noms et coordonnées des futurs président et secrétaire. Imprimé fourni par Zurich

> Ne pas oublier fin décembre de retourner à Editions REALISATION (Le Rotarien) le bon à tirer communiqué.

B - LES TÂCHES INTERNES (voir le manuel du secrétaire ) :

Ce sont celles de tout secrétaire d'associations, et en particulier pour le Rotary :

l- Centraliser le courrier du club, le communiquer au président, y répondre ou le

transmettre aux membres intéressés (présidents de commissions, etc...).

2- Assurer la tenue des réunions hebdomadaires en liaison avec le responsable du

Protocole : réservation restaurant, compte-rendu, relevé des présences, convocations

diverses. Remettre les cartes de présences aux visiteurs

3- Tenir à jour le fichier du club

4- Distribuer les cartes de membres

5- Aider le président à préparer la visite du Gouverneur en remplissant le formulaire "Résumé des projets et objectifs du club" en particulier la 1ere page

6- Vérifier l'existence des statuts et d'un règlement intérieur (voir modèle dans le manuel du secrétaire). Les statuts sont à déposer en Préfecture en cas de déclaration initiale du club.

7- Suivre la procédure d'admission des nouveaux membres. Préparer un dossier à remettre aux nouveaux membres (documentation diverse : introduction au ROTARY, numéro spécial de la revue le Rotarien d'août 1996). Faire signer éventuellement la carte d'admission.

8- Prévoir une assemblée générale au plus tard en décembre pour l'élection du futur

président et des membres de son bureau.

9- Tenir et conserver les archives du club.

En résumé, vous devez être le bras droit du président et "sa conscience".

C - LES IMPRIMES ADMINISTRATIFS

Pour ne pas être pris au dépourvu constituez-vous le stock suivant :

Cartes rapports sur l'effectif et l'assiduité (remises par votre Président).

Fiches pour signaler les nouveaux membres réf 289 fr.

Fiches pour signaler les radiations réf 290 fr.

Notification de l'arrivée d'un rotarien dans une localité (photocopiez le modèle ci-inclus).

Cartes de visiteurs à remettre aux rotariens de passage ou à envoyer à leur club réf 253 fr.

Cartes de membres réf 18 FR (ordinaire) ou 420 fr (plastifiées, en continu).

Comment présenter un nouveau membre réf 254 fr-

Quelques brochures "VOICI LE ROTARY"- réf-.001.fr.

Un exemplaire du Manuel de Procédure.

Quelques Brochures "DEVELOPPEMENT de L'EFFECTIF" réf. 414.fr.

Quelques exemplaires de la brochure: Introduction au Rotary réf 33 fr-

Quelques exemplaires du numéro spécial du Rotarien août 2000.

Des insignes.

Ci-inclus Catalogue des Publications- Edition 2001 - avec modèle de Bon de commande

D - REMARQUES PARTICULIERES

ASSIDUITE : il importe que le secrétaire du District reçoive le rapport sur l'effectif et

l'assiduité au plus tard pour le 10 du mois suivant. Ces renseignements sont

indispensables pour la Lettre du Gouverneur, et pour leur transmission obligatoire à

ZURICH.

ADMISSIONS ET RADIATIONS Documents 5 à 6 bis "LE ROTARIEN"

a)  Dès le 1er juillet 2001 il y aura lieu de transmettre tous les mois les

imprimés 6 et 6 bis, dûment complétés. Ces renseignements serviront

de base pour l'impression de l'Annuaire 2002/2003. Les imprimés 289

fr et 290 fr seront toujours à adresser au Gouverneur et à ZURICH.

b) Contrairement aux années précédentes, les clubs ne recevront plus en

fin d'année les imprimés habituels destinés à recueillir les indications

nécessaires pour le nouvel Annuaire. Seul un "bon à tirer" vous sera

adressé : toute modification complémentaire deviendrait interdite.

RAPPORTS SEMESTRIELS

Les rapports des 1er avril et 1er octobre ne doivent concerner que le

membres admis pendant le trimestre précédent.

Bonne année rotarienne, n'hésitez pas à consulter le Secrétaire du District si vous avez un problème quelconque.

Pour accéder à l'espace "membres" du site du District 1780

http://www.rotary1780.org/sesame/index.php 

LES ABREVATIONS DU ROTARY

   retour à la page principale du Secrétaire