Le Guide du Secrétaire

 Rôle et responsabilités

 • Tenir à jour la liste des membres

• Maintenir le registre des présences aux réunions     Imprimer la feuille de présence pour effectuer les pointages

• Adresser au club et au district, après la dernière réunion du mois, un rapport mensuel sur le pourcentage d'assiduité aux réunions

• Envoyer les convocations aux réunions du club, du comité et des commissions

• Rédiger des rapports destinés au Rotary International, y compris ceux informant le secrétaire général l. au 1er juillet et au 1er janvier de l'effectif du club, 2. au 1er avril et au 1er octobre, des membres actifs, doyens actifs et retirés d'affaires admis au club depuis le dernier rapport semestriel et 3. des modifications intervenues dans la liste des membres

• Percevoir les abonnements à THE ROTARIAN et les remettre au Rotary International

• Remplir toute autre mission lui incombant

Le secrétaire d'un club efficace

Selon une décision du Conseil Central, un club efficace :

• Maintient ou accroît son effectif.

• Monte des actions réussies répondant aux besoins de sa collectivité ou d'une collectivité à l'étranger.

• Soutient la Fondation Rotary en participant à ses programmes et en y contribuant financièrement.

• Forme des dirigeants capables de servir au niveau du district ou international.

 En tant que secrétaire, vous occupez une position clé pour assurer que le club respecte ces critères. Vous devez être informé de toutes les activités du club, et de ses faiblesses et points forts afin de pouvoir les communiquer aux dirigeants du club. Il vous incombe de poser des questions stratégiques critiques :

• Comment interpréter les statistiques sur l'assiduité ?

• Qui est particulièrement concerné ?

• Comment procéder ?

Vous recevez THE ROTARIAN et/ou autres revues rotariennes, ainsi que les bulletins du gouverneurs et les mailings du Rotary. Comment allez-vous dis- séminer ces informations en vue :

• d'améliorer le programme des réunions ?

• d'augmenter les prestations fournies dans le cadre des actions du club?

• d'informer les membres du club des activités du district, nationales ou internationales ?

• de favoriser une participation accrue aux programmes de la Fondation ?

En ce qui concerne les contributions du club à la Fondation, respectez-vous les objectifs de dons annuels ? Si non, avec qui en discuter ?

En somme, votre rôle dépasse les simples tâches administratives : vous êtes gestionnaire des informations du club, et cette position unique vous place particulièrement bien pour assurer l'efficacité de votre club.

Agenda du secrétaire

 Tâches hebdomadaires et mensuelles

Aider le président à préparer la réunion hebdomadaire ; collaborer avec lui en cas de réunions extraordinaires telles que les réunions du comité, les assem- blées du club, les réunions informelles, les réunions interclubs et les forums à l'échelon du club.

Chaque mois, suite à la dernière réunion du mois, envoyer le rapport d'assiduité au gouverneur dans les meilleurs délais.

Mars - avril - mai - juin (avant d'entrer en fonction)

• Se familiariser avec la documentation rotarienne (voir page 6).

• Avoir des entretiens avec le futur président.

• Avoir des entretiens avec son prédécesseur.

• Assister à l'assemblée de district.

• Assister aux réunions non officielles du nouveau comité et de ses commissions.

• Seconder le futur président, par exemple, pour remplir le formulaire Objectifs de club - Document de planification.

• Assister aux réunions du comité, lorsque vous y êtes convié.

Juillet - Mois de l'alphabétisation

• Préparer le rapport semestriel et l'envoyer à Evanston.

• Recevoir du secrétaire sortant tous les dossiers du club et prendre en charge les possessions du club. Vérifier que vous avez un Manuel de procédure [035-FR].

• Envoyer les avis de cotisation, percevoir les cotisations et délivrer les

cartes de membre.

• Assister à l'assemblée du club.

• Aider à la préparation de la visite officielle du gouverneur.

Août - Mois de l'expansion

• Vérifier les paiements de cotisations et faire un rapport au comité.

Septembre - Mois des jeunes générations

• Collaborer avec le président pour appliquer les dispositions du règlement intérieur relatives à la désignation des candidats aux différentes fonctions du club.

Octobre - Mois de l'Action professionnelle

• S'acquitter des sommes dues au prorata et soumettre au Rotary le rapport des nouveaux membres (à l'exception des membres d'honneur) ayant adhéré au club en juillet, août et septembre.

Novembre - Mois de la Fondation Rotary

• Participer à l'organisation des élections en vue de la réunion annuelle qui doit se tenir avant la fin décembre.

Décembre

• S'occuper de la réunion annuelle de sélection des dirigeants.

• Immédiatement après la réunion annuelle, communiquer à Evanston les coordonnées des dirigeants de votre club avec copie au gouver- neur et au futur gouverneur. Utiliser le formulaire prévu à cet effet que vous devriez recevoir fin octobre, et conserver l'original pour vos archives. Ces informations doivent parvenir à Evanston le 31 janvier au plus tard pour pouvoir figurer dans l'édition annuelle de l'an nuaire Officiai Directory.

Janvier - Mois de la sensibilisation au Rotary

• Préparer le rapport semestriel et l'expédier au secrétariat du Rotary.

• Aider à la préparation de l'assemblée du club ; évaluer les actions du club en collaboration avec le président et le comité et en préparer un compte rendu pour le premier semestre.

• Envoyer les avis de cotisation, encaisser les cotisations et délivrer les cartes de membre.

• Rappel : Le Rapport des dirigeants de club doit parvenir au siège au plus tard le 31 janvier pour inclusion des nouvelles coordonnées dans Y Officiai Directory. A défaut, les anciennes informations seront publiées.

Février - Mois de l'entente mondiale

•  Vérifier les paiements de cotisation et effectuer un rapport au comité.

Avril - Mois de la revue

•  S'acquitter des sommes dues au prorata et soumettre au Rotary le rapport des nouveaux membres (à l'exception des membres d'honneur) ayant adhéré au club en janvier, février et mars.

• Commencer à informer son successeur.

 • Préparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la convention du Rotary.

• Aider le président à préparer et à diriger la dernière réunion de l'année rotarienne.

• Préparer le rapport annuel.

• Assister le président dans la production d'un compte rendu de l'année.

• Rencontrer son successeur. Lui remettre tous les dossiers et tout ce qui est propriété du club.

Préparation

 Documentation

Statuts types et Règlement intérieur du Rotary club

Le secrétaire se doit d'être au courant du fonctionnement du Rotary, du dis- trict et des clubs. Les renseignements les plus utiles se trouvent dans les Sta- tuts types du Rotary club, le règlement intérieur de chaque club ou dans le Manuel de procédure qui contient les statuts types et le règlement intérieur du Rotary International.

Comparez le règlement intérieur de votre club avec le Règlement intérieur recommandé au Rotary club [012B-FR] et assurez-vous que le règlement de votre club reflète les dispositions prises lors du dernier Conseil de législation. Le règlement intérieur doit être adapté au club mais il doit demeurer conforme à la dernière édition du Manuel de procédure. Les modifications adoptées par le Conseil de législation nécessitent en général une révision du règlement inté- rieur des clubs. Le secrétaire doit signaler ces changements au président du club pour que ce dernier puisse prendre les mesures qui s'imposent.

 Vérifiez également que vous êtes en possession d'un dossier contenant un exemplaire des statuts et du règlement intérieur de votre club ainsi que la description de ses limites territoriales. Pour votre référence, nous incluons les Statuts types du Rotary club [012A-FR] et le Règlement intérieur du Rotary club [012B-FR] dans cette publication.

Manuel de procédure

Le Manuel de procédure [035-FR] contient les réponses à pratiquement toutes les questions concernant l'administration du Rotary. Ouvrage de base, il donne des précisions sur les dispositions contenues dans les textes statutaires du Rotary. Une nouvelle édition paraît tous les trois ans à la suite du Conseil de législation. Un exemplaire de la nouvelle édition est fourni aux secrétaires de club. Assurez-vous que vous êtes bien en possession de l'édition la plus

récente. Vous pouvez en commander d'autres exemplaires auprès de votre bureau régional.

Catalogue

En tant que secrétaire, vous serez appelé à fournir des publications, du maté- riel et des programmes audiovisuels du Rotary aux membres de votre club. Nous vous envoyons sous pli avec ce manuel la dernière édition du Catalogue [019-FR]. Révisée chaque année, cette publication liste tous les articles, gra- tuits ou non, disponibles auprès de votre bureau régional. N.B. Les prix indi- qués peuvent être modifiés sans préavis.

Le Rotary ne vend ni insignes, ni badges, fanions ou autres articles similaires. Ceux-ci sont disponibles auprès de fournisseurs agréés dont vous trouverez la liste dans les pages vertes de l'annuaire Officiai Directory. Ce sont les seuls fournisseurs autorisés à fabriquer et vendre des articles Rotary, Rotaract ou Interact. De plus, vous trouverez de la publicité sur les articles de différents fournisseurs agréés dans la revue THE ROTARIAN et autres revues officielles.

Revue du Rotary

La revue THE ROTARIAN, représente un outil précieux de travail pour plani- fier les programmes des réunions hebdomadaires et pour se faire une meilleure idée du Rotary International. Les magazines régionaux officiels (au nombre de 27 publiés dans 20 langues) peuvent la remplacer ou la compléter.

De nombreux clubs offrent des abonnements à la revue à certains conféren- ciers ou à des non Rotariens de l'étranger. En votre qualité de secrétaire, il vous incombe de vérifier si votre club a souscrit de tels abonnements, et si le nouveau comité décide de renouveler ceux qui expirent au cours de l'année.

Publications et auxiliaires audiovisuels

Le Rotary International élabore des publications et des documents audiovi- suels ayant trait aux divers domaines de l'activité rotarienne. En général, cette documentation n'est utile qu'aux clubs qui s'intéressent aux thèmes ou pro- grammes abordés. Le Rotary ne la distribue pas automatiquement pour cette raison et demande aux commissions de club de bien vouloir ne commander que les documents qui leur sont d'une utilité immédiate. Le Catalogue [019- FR] liste la documentation disponible avec de courtes descriptions qui men- tionnent aussi les traductions disponibles et les prix.

Classifications

II est essentiel de bien comprendre le système des classifications, surtout en matière de recrutement. Les règles sont très précises et le strict respect de ces règles résout d'avance bien des problèmes qui peuvent surgir en la matière.

Une classification décrit le service rendu au public par une société ou entre- prise ou une activité professionnelle. Ce n'est pas la profession ou le poste d'une personne, tel que « Avocat » ou « Président de banque ». Dans une ville possédant trois banques, les présidents peuvent tous être membres actifs d'un club. Un d'entre eux peut avoir la classification « Banque » et un autre peut être un membre actif supplémentaire. Le troisième président de banque peut représenter la classification de « Gestion bancaire », qui décrit son activité professionnelle. Il est impossible d'établir une liste type car les activités pro- fessionnelles et la terminologie varient grandement dans le monde rotarien.

Le Conseil Central recommande aux clubs de disposer d'un effectif varié qui reflète la vie professionnelle de la région avec au maximum 10 % des classifications affiliées à un même domaine.

Nous listons quelques questions qui ont déjà été posées quant aux classifica- tions pour vous guider dans vos réponses en tenant compte des usages et des procédures établies.

1. Qu'est-ce qu'une étude des classifications ?

II s'agit d'une liste de toutes les activités commerciales et profession- nelles existant dans les limites territoriales du club (et de tous clubs limitrophes) ou de la ville où le club est implanté avec mention de ca- dres comme membres potentiels. Elle devrait également comprendre les classifications des habitants de la localité dont le lieu de travail est situé en dehors des limites territoriales du club. L'étude des classifica- tions permettra de dresser une liste des classifications occupées et vacantes pour chaque domaine professionnel, comprenant les noms des membres du club et leurs classifications.

2. Pourquoi est-il important de préparer, tenir à jour et utiliser une liste des classifications occupées et vacantes ?

Parce que c'est la condition logique de la croissance du club et qu'une telle liste permet un contrôle plus sûr et précis de la croissance de l'effectif.

3. Quelles sont les responsabilités de la commission des classifications, de celle de l'admission et de celle du développement de l'effectif ?

La commission du développement de l'effectif propose des candidats qualifiés pour occuper les classifications disponibles. La commission des classifications détermine leur éligibilité du point de vue de la clas- sification sous laquelle ils sont proposés. Elle prépare en outre une étude annuelle des classifications de la localité et dresse une liste des catégories occupées et vacantes. La commission de l'admission (ou bien le comité) vérifie que la réputation professionnelle des candidats correspond aux critères de sélection établis par le Rotary. Les disposi- tions prises par les commissions de l'admission et des classifications ne sont jamais considérées comme définitives et elles ne constituent en fait que des recommandations à l'intention du comité du club.

4. Est-ce le lieu de travail ou le domicile qui doit déterminer l'éligibilité d'une personne comme membre actif d'un Rotary club ?

Son lieu de travail ou son domicile doit se trouver dans les limites ter- ritoriales de son club, de la ville ou d'un club adjacent, ou encore dans une ville limitrophe ne faisant pas partie du territoire d'un Rotary club existant.

La classification n'est qu'un des critères de l'admission au Rotary, lire les Statuts types du Rotary, article V, pour prendre connaissance des autres.

Entrée en fonction

 Le secrétaire du Rotary club, ainsi que les autres dirigeants du club, entre en fonction le l" juillet qui suit son élection tel que stipulé dans les Statuts types du Rotary club, VIII. 4.

Avant la prise de fonctions

Le futur président du club se sera mis en rapport avec vous pour discuter de votre collaboration et, en particulier, de la répartition des tâches. Généralement, avant le 1° juillet, le futur président se réunit avec le comité et les commissions nouvellement élus. Le secrétaire peut y être convié.

Si vous occupez ce poste pour la première fois, le président entrant et vous- même devriez avoir un entretien avec les dirigeants sortants. Il ne vous est normalement pas possible d'assister aux réunions du comité sortant, mais ce privilège peut vous être accordé sur requête du président. En y participant, vous développerez une meilleure connaissance de la structure administrative du club et vous serez à même d'en assurer sa continuité.

Archives et autres

Les archives complètes du club comportent la charte, les statuts et le règlement intérieur du club, l'historique du club, les procès-verbaux de chaque réunion du club et du comité, les rapports annuels des dirigeants et des commissions, les listes des membres du club et une photographie de chaque dirigeant du club avec une annotation au dos, indiquant le poste occupé et la durée du mandat. Si ces archives ne sont pas complètes, vous devriez faire votre possible pour trouver les documents manquants.

Il est aussi recommandé de tenir un registre permanent d'assiduité et des cotisations ; s'il n'en existe pas un dans votre club, vous devriez prendre l'initiative de créer un tel système.

Dépositaire des archives et de la bibliothèque du club

Ce matériel est d'une valeur inestimable pour les commissions ainsi qu'une source de référence utile. Les archives (depuis la création du club) comprennent, entre autres, des collections à jour de :

a) Rotary World, le journal du Rotary

b) Lettres mensuelles du gouverneur

c) Comptes rendus des conventions - Convention Proceedings [032-EN]

d) Convocations aux réunions, bulletins du club

e) Documents relatifs au club et à ses activités tels que coupures de

presse, photos, diapositives, cassettes, etc.

f)  Programmes des assemblées et des conférences de district

La bibliothèque du club joue un rôle essentiel pour l'orientation et la formation des membres. C'est pourquoi il est important qu'elle comporte un exemplaire des publications et des auxiliaires audiovisuels du Rotary de base, la collection complète du bulletin du club ainsi que de la revue officielle THE ROTARIAN ou de votre magazine régional.

Annuaire Official Directory

Chaque club reçoit un exemplaire gratuit de l'Officiai Directory [007-EN] adressé au secrétaire par courrier au mois de juillet. Il contient la liste de tous les clubs et leurs dirigeants, avec indication du jour, de l'heure et du lieu de réunion ainsi que d'autres renseignements importants se rapportant au Rotary.

De nombreux Rotariens, préparant l'itinéraire de leur voyage, consultent YOfficial Directory et fixent à l'avance les réunions auxquelles ils assisteront pour compenser une absence. Consulter le Catalogue [019-FR] pour en commander d'autres exemplaires pour les membres de votre club.

Normes d'impression

Les districts et les clubs produisent de la documentation pour leurs opérations. Il n'y a pas d'uniformité de format dans les papiers à en-tête, cartes de visite, brochures, dépliants, bulletins de club et du district. En 1995, le Conseil Central a adopté une norme d'identité visuelle pour toutes les publications du Rotary et a demandé à ce que les clubs s'en servent comme référence.

Cette brochure [547-FR] est conçue pour guider les Rotariens à maintenir une image favorable et professionnelle de notre organisation pour la production de documents. Afin de protéger l'intégrité de l'emblème de la roue dentelée du Rotary, la plus grande partie de ce livret est consacrée à l'utilisation correcte de l'emblème. Les autres chapitres concernent les couleurs du Rotary, les éléments de publication, grilles et mises en page, typographie, graphisme et photographies. Consulter le Catalogue [019-FR] pour en commander un exemplaire pour votre club.

Inscription du club dans I'annuaire téléphonique de sa localité

Votre numéro de téléphone devrait figurer dans les pages blanches et jaunes des annuaires téléphoniques de votre localité, sous « Rotary club » et sous votre nom. Les visiteurs et les habitants de votre localité pourront ainsi facilement entrer en contact avec votre club.

Examen des comptes du club

Vous devriez étudier attentivement les comptes du club, revus par les vérificateurs et soumis au comité sortant, qui vous seront transmis avec les archives du club. Dressez la liste des factures impayées que vous soumettrez à la première réunion du comité entrant. Vous apprendrez ainsi quelles sont les sommes dues au club et vous pourrez préparer sans retard leur recouvrement. Vous veillerez au prompt règlement de toutes les factures du club et vous tiendrez un registre de ces transactions. Il est d'usage, dans de nombreux clubs, que le secrétaire prépare un bordereau qu'il soumet à l'aval du président, à la suite duquel il transmet bordereau et facture au trésorier pour règlement. Le bordereau lui est ensuite rendu pour être classé. Toute transaction exige deux signatures sur le bordereau tel que stipulé dans le Règlement inté- rieur du club, X. 2.

La Fondation Rotary

En règle générale, le secrétaire s'occupe de :

• Transmettre automatiquement toutes les contributions perçues à l'adresse appropriée. Pour les États-Unis : Thé Rotary Foundation, P.O. Box 75133, Chicago, Illinois 60675-5133, États-Unis ; pour le Canada : Thé Rotary Foundation-Canada, P.O. Box 9988, Postal Station A, Toronto, Ontario, M5W 2J2 ; pour l'Europe et l'Afrique, au bureau de Zurich ou à votre agent fiscal.

• Veiller à ce que chaque don soit accompagné du formulaire 123-FR (témoignage de reconnaissance pour contribution).

• Tenir un registre des contributions envoyées à Evanston, à votre bureau régional, à l'agent fiscal ou au responsable

Dons annuels du istrict.

• Rédiger périodiquement, à l'intention du club ou du district, un apport sur les fonds collectés.

Ces contributions peuvent être acheminées en tout temps, au moyen notamment de chèques, de mandats-poste, de chèques de voyages payables à l'ordre de la Fondation et non à celui du Rotary. Les dons peuvent également prendre la forme d'actions en bourse, de polices d'assurance-vie en faveur de la Fondation, de biens immobiliers, de dispositions testamentaires, etc. Les services administratifs des dons (Gift Acceptance and Administration) de la Fondation à Evanston sont à votre disposition pour vous renseigner sur les modalités de transfert de ce type de don.

En tant que secrétaire vous recevrez les reçus fiscaux pour toutes les contributions de votre club. Le responsable Fondation de district ou celui des dons annuels peuvent également répondre à vos questions.

Lorsque vous devez envoyer un courrier relatif aux contributions à Evanston, n'oubliez pas de mentionner : vos nom et adresse, le numéro de téléphone et le nom exact du club, le numéro du district, les numéros d'identification, la date et le montant de la contribution en question, les nom et adresse des récipiendaires des témoignages de reconnaissance ainsi que tout autre détail que vous jugerez utile.

Rapports et suivis

C'est à vous d'établir les rapports semestriels sur le nombre des membres du club, à envoyer au secrétaire général au 1er janvier et au 1er juillet - avec copie de votre feuille de travail à votre gouverneur. Vous êtes aussi responsable de la préparation du rapport prorata dû au 1er octobre et au 1er avril, sans oublier les rapports informant le secrétaire général du Rotary International des changements survenus dans la liste des membres de votre club. Dans les quinze jours suivant la dernière réunion de chaque mois, le secrétaire communique au gouverneur le taux d'assiduité mensuel.

Rapport semestriel pour le Rotary International

 Une de vos premières tâches consiste à préparer le rapport semestriel donnant au Conseil Central le nombre des membres du club au 1er juillet. Des formulaires prévus à cet effet sont expédiés au secrétaire entrant. Si, au mois de juillet, vous ne les avez toujours pas reçus, réclamez-les immédiatement à votre bureau régional. Remplissez soigneusement ce rapport, faites-le signer par le président du club, signez-le à votre tour puis adressez-le au secrétaire général avant le 1er juillet (une période de grâce peut être accordée jusqu'au 1er août). Le second rapport semestriel devra être établi au 1er janvier ; si vous n'avez pas reçu les formulaires à cette date, contactez votre bureau régional. Avec le rapport semestriel, vous envoyez le règlement des taxes per capita pour chacun des membres (membres d'honneur exclus) ainsi que les abonnements à THE ROTARIAN, sous forme de chèque ou de virement à l'établissement bancaire spécifié, le tout accompagné des formulaires concernant le changement dans l'effectif (nouveaux membres, modifications ou radiations). Le non respect des échéances de paiement peut résulter d'abord en une sus- pension des services, puis en la radiation du club. Le bureau de Zurich par exemple reçoit plus de 4 000 de ces rapports et votre promptitude facilitera la tâche des services administratifs.

En outre, au ler octobre et au ler avril de chaque année, les clubs versent une taxe per capita* au prorata de 8,75 USD pour chacun de leurs membres (à l'exception des membres d'honneur) qui auront été admis au cours du semestre. Le secrétariat vous enverra le formulaire prévu à cet effet. Votre club sera facturé pour le nombre d'abonnements au magazine THE ROTARIAN ou toute autre revue régionale officielle tel que stipulé dans les Statuts types du Rotary club, XII. Les membres démissionnaires reçoivent THE ROTARIAN, ou toute autre revue régionale officielle, jusqu'à la fin du semestre en cours. Un montant additionnel de 1,00 USD per capita est également requis chaque année au cours de laquelle siège le Conseil de législation, pour subvenir aux frais affé- rents à cette réunion.

Rapport mensuel d'assiduité au gouverneur

 Une de vos tâches hebdomadaires consiste à noter l'assiduité à chaque réu- nion de club et à calculer ensuite le taux mensuel d'assiduité. Même si ce tra- vail est effectué par la commission d'assiduité, comme c'est le cas dans certains clubs, les résultats doivent vous être transmis pour que vous puissiez mettre à jour vos dossiers et élaborer votre rapport. Le formulaire prévu à cet effet est inclus dans ce manuel.

Si votre club compte un effectif restreint, il suffira probablement de noter l'arrivée de chaque membre dans le registre. Dans un grand club, un système de tickets pourrait être utilisé, qui en premier lieu vous permettrait de vérifier le nombre de membres présents et servirait, en second lieu, au personnel de l'hôtel ou du restaurant à déterminer le nombre de couverts.

À la fin de chaque réunion du club, faites part à la commission d'assiduité des noms des absents pour qu'elle entre en rapport avec eux et leur suggère de compenser leur absence en assistant à la réunion d'un club des environs. S'ils sont absents pour cause de maladie, prévenir la commission de camaraderie.

Selon le Règlement intérieur du Rotary International, chaque club est tenu de soumettre dans les quinze jours suivant la dernière réunion de chaque mois, un rapport mensuel d'assiduité à son gouverneur en vue d'être publié dans la lettre mensuelle.

Comment calculer le taux d’assiduité

Vous ne compterez ni :

•  les membres d'honneur ;

•  les membres qui, pour des raisons de santé ou autre, sont dispensés d'assiduité ;

•  les membres doyens actifs qui, en additionnant leur âge et leur nombre d'années de membre à un ou plusieurs clubs arrivent à un total de 85 et dont la demande écrite d'être dispensés a été approuvée par le comité du club ;

Tous les autres membres excusés par le comité du club doivent être compris riann 1p ralrn]

* A partir d'août 2000. Pour de plus amples renseignements sur la taxe per capita, consulter le

Manuel de procédure.

Conformément aux Statuts types du Rotary club, Vil, tout Rotarien peut

compenser une absence dans les 14 jours suivant ou précédant celle-ci :

•  s'il assiste à 60 % de la réunion d'un autre Rotary club ou Rotary club provisoire ;

•  s'il se présente aux jour, heure et lieu listés pour assister à la réunion d'un autre club et que ce club a annulé, reporté ou modifié le lieu, l'heure ou le jour de sa réunion ;

•  s'il remplit les fonctions de dirigeant ou de membre d'une commission du Rotary International, ou de représentant spécial du gouverneur, et qu'il s'absente pour s'occuper d'affaires rotariennes ;

•  si, dans l'exercice de ses fonctions, il se rend à la convention du Rotary International, à une réunion du Conseil de législation, à une assemblée internationale, à un colloque international ou régional, à une conférence de district, à une assemblée de district, à toute réunion de district tenue par décision du Conseil Central ou du gouverneur, à une réunion interclubs régulièrement annoncée ;

•  s'il est directement engagé dans une action humanitaire parrainée par le district, se déroulant dans une région éloignée où il ne puisse pas compenser cette absence ;

•  s'il assiste au nom de son club à une réunion statutaire de club Interact, Rotaract ou bien de club Interact ou Rotaract ou d'une UDC provisoire ;

•  s'il remplit une mission dûment autorisée par le comité du club pour le compte du Rotary.

On ne tiendra pas compte dans le calcul de l'assiduité des réunions annulées en cas de jour férié, de décès du président du club ou de force majeure, ni des deux réunions que le comité du club peut annuler à sa discrétion par année rotarienne.

Cette règle ne s'applique pas à une réunion extraordinaire du club, une réu- nion du comité du club, une table ronde ou toute autre assemblée officieuse de Rotariens, qui ne peuvent remplacer la réunion hebdomadaire.

Le tableau suivant illustre les calculs à effectuer :

 Calcul du taux mensuel d'assiduité

 Ajouter les pourcentages hebdomadaires, diviser par le nombre de réunions requises par les statuts types du club pour le rapport mensuel d'assiduité. Dans l'exemple ci-dessus, le total (308,16) est divisé par 4 (le nombre de réu- nions tenues au cours du mois) pour arriver à 95,04, le taux moyen d'assiduité pour le mois. Ce chiffre serait à transmettre à votre gouverneur avant le 15 du mois suivant.

 Rotariens de passage

II est demandé aux Rotariens de passage de remplir une Fiche de visiteur [253-FR] que vous pouvez commander à votre bureau régional ou faire impri- mer localement si vous préférez. Ces fiches sont à envoyer au secrétaire du club du Rotarien de passage. Respecter cette procédure assure que les « cré- dits » de présence sont bien attribués. N.B. : La présence de Rotariens de pas- sage ne doit en aucun cas entrer dans les calculs d'assiduité de votre club.

 Changements dans I'effectif du club

Vous devez signaler tout changement à votre bureau régional en utilisant le formulaire conçu à cet effet (voir p. 33) et que vous pouvez vous procurer sur demande ou à partir du site www.rotary.org. Transmettre au gouverneur une copie de ce document et en garder une copie pour les archives du club.

 1. Nouveaux membres - Dès que l'admission aura été enregistrée, le nouveau membre sera abonné à la revue officielle (THE ROTARIAN ou la revue officielle régionale).

2. Modifications

3. Radiation de membres - Quand un membre cesse de faire partie du

club, signalez-le à votre bureau régional.

Rotariens allant s'établir dans cTautres localités

Les Rotary clubs devraient être avisés chaque fois qu'un Rotarien vient s'ins- taller dans leur localité. Les dirigeants de club sont priés de transmettre, dès que possible, tous renseignements utiles concernant ces membres. Ce manuel inclut un exemple de formulaire prévu à cet effet.

Changement de dirigeants ou modification des réunions hebdomadaires

Les changements survenus dans les fonctions et les coordonnées du président ou de secrétaire du club doivent être signalés immédiatement au bureau régional et au gouverneur. Toute modification des jours, heures et lieux de réunion doit être communiquée immédiatement à votre bureau régional, au gouverneur et aux Rotary clubs voisins. Ce manuel contient un formulaire prévu à cet effet.

 Inscription dans I'annuaire Officiai Directory

En octobre, vous recevrez un imprimé en triple exemplaire pour inscrire le club dans Y Officiai Directory. Veuillez le renvoyer dûment rempli à Evanston le plus rapidement possible après l'assemblée générale annuelle de votre club. En envoyer une copie au gouverneur entrant qui en a besoin pour contacter les présidents de club entrants et l'autre au gouverneur.

Le rapport annuel

Vers la fin de l'année rotarienne, vous devrez préparer le rapport annuel destiné à être présenté à la dernière réunion de juin. Il est préférable de vous concerter avec le président du club avant de le rédiger afin d'éviter des répé- titions du contenu du rapport du président.

Votre rapport doit récapituler les décisions du comité, la croissance ou les per- tes en effectif pour l'année, les taux mensuels d'assiduité et les activités en cours dont le président n'aura pas parlé lui-même.

Responsabilités

 Répartition des responsabilités

Le secrétaire forme une équipe avec le président du club, le travail de l'un complétant celui de l'autre pour assurer le meilleur succès possible. Les obli- gations du secrétaire sont en relation étroite avec celles du président (Règle- ment intérieur du Rotary club, III. 4). Ce tandem se forme au moment des élections - qui doivent avoir lieu avant le 31 décembre tel que stipulé dans les Statuts types du Rotary club, IV. 2-et se poursuit pendant votre mandat.

Séances préparatoires du comité

Le futur président peut convoquer en réunion le futur comité avant le l" juillet. Ces séances serviront à préparer le comité en ce qui concerne l'administration d'un Rotary club, à fixer les objectifs de l'année et opérer au l" juillet une transition harmonieuse.

Le secrétaire a pour tâche de faciliter le travail du futur président et du futur comité en réunissant la documentation nécessaire pour ces séances. Deman- dez au président de définir avec précision comment vous pouvez lui être utile. Déterminez avec votre président s'il convient d'inviter l'adjoint du gou- verneur aux réunions du comité du club.

Première réunion du comité

Le secrétaire doit avoir tous les dossiers nécessaires sous la main pour cette première réunion. Déterminer avec le président ce qu'il désire accomplir durant cette réunion. Vous dresserez ensemble la liste des points à traiter. Envoyer des convocations et les contacter pour confirmer leur participation.

 Première assemblée du club

Suite à l'assemblée de district, le futur président organise la première assernblée du club qui réunit les dirigeants du club, les membres du comité et lesresponsables des commissions. Cette réunion, qui devrait se tenir aussitôt que possible après l'assemblée de district, a pour objet (l) de discuter du pro- gramme et des objectifs de l'année tels qu'ils ont été approuvés par le comité, (2) de transmettre aux responsables des commissions les informations obte- nues à l'assemblée de district, et (3) de présenter la documentation rotarienne disponible.

Elle permet aussi d'évaluer les activités du club et d'échanger des idées sur ce qui peut être fait pour rendre le programme plus efficace. Le secrétaire écrit et envoie les convocations, rédige le procès-verbal et seconde le président.

Visite officielle du gouverneur

La visite du gouverneur est l'occasion de passer en revue l'activité du club en fonction des données incluses dans Objectifs de club - Document de planification. Le gouverneur fixe la date et aborde le contenu de sa visite avec le secrétaire et le futur président lors de l'assemblée de district. Selon les circonstances du district, le gouverneur pourra déléguer certaines tâches relatives à cette visite à son adjoint.

Le président convoque le club en assemblée et demande aux commissions d'effectuer leur rapport.

Vous aiderez le président et les responsables de commission à préparer cette importante visite. Quelques jours avant la réunion, le président vous demandera peut-être de convoquer tous ceux qui devront être présents. Le gouverneur aura éventuellement aussi un entretien avec le président et vous-même.

Le formulaire Objectifs de club - Document de planification est envoyé au futur président par le gouverneur. En consultation avec les dirigeants du club et du district, le président le complète avec les informations sur les projets du club dans les domaines de l'effectif, des actions, de la Fondation, de la formation des futurs dirigeants et de l'administration du club. Vous devriez prendre connaissance des rapports des commissions et des dossiers afin de pouvoir le seconder dans cette tâche.

Publications rotariennes

Le président de club reçoit trois exemplaires du Journal du Rotary (Rotary World) et une copie de la Lettre mensuelle du gouverneur qu'il doit faire passer au secrétaire et au rédacteur du bulletin.

 Vous pourriez vous entendre avec le président sur une liste de circulation de ces publications dans votre club et de l'usage souhaité de chacune. Le secrétaire reçoit parfois les bulletins d'autres clubs. Il doit les transmettre au rédacteur du bulletin du club mais aussi à d'autres membres du club quand leur contenu peut les intéresser.

Procédures administratives

En milieu d'année rotarienne, le président et le comité peuvent passer en re- vue le fonctionnement administratif et les activités du club en tenant compte des recommandations du gouverneur, ou de son adjoint, pour décider des changements utiles.

Candidatures pour le comité du club

Le secrétaire doit connaître les dispositions du règlement de son club concer- nant la désignation des candidats aux fonctions de dirigeants. Vous passerez en revue les tâches du président puis les vôtres. Ce sera peut-être à vous de publier les qualifications exigées des candidats aux fonctions de président et de secrétaire. Selon les Statuts types du Rotary club [012A-FR], la réunion pour l'élection des dirigeants du club doit avoir lieu avant le 31 décembre.

Réunions importantes

Pour l'assemblée générale annuelle et la réunion de clôture de l'année rotarienne, vous seconderez sans doute le président.

Il est particulièrement souhaitable d'encourager une forte participation à ces deux réunions, la première étant consacrée à l'élection des dirigeants pour l'année suivante, et la deuxième donnant à chaque membre l'occasion d'évaluer la situation générale de son club et le travail accompli durant l'année.

Compte rendu annuel

A la fin de l'année rotarienne, le secrétaire aide le président, ou le cas échéant une commission spéciale, à préparer un compte rendu de l'activité du club pendant l'année avec photographies des dirigeants, noms des nouveaux membres, résultats importants, la rubrique des réunions, etc. La coutume d'avoir un « archiviste » attitré est très répandue.

Tâches hebdomadaires

Ordre du jour de la réunion hebdomadaire

Le secrétaire aide le président à préparer un ordre du jour pour la réunion hebdomadaire, certaines questions devant être abordées par le comité avant d'être présentées au reste des membres. Il est aussi recommandé de réduire au minimum les communiqués à faire lors des réunions.

Responsabilités lors des réunions hebdomadaires

Le plus souvent, le secrétaire veille à ce que tout soit prêt pour la réunion hebdomadaire. Dans certains clubs, le chef du protocole ou un comité ad hoc distribue les badges, mais c'est le secrétaire qui en assume la responsabilité.

Vous devrez aussi fournir des badges aux Rotariens en visite et aux invités. Ne pas oublier de notifier le secrétaire du club de tout Rotarien en visite. Ce geste de courtoisie permettra au secrétaire du club du Rotarien visiteur de préparer à temps son rapport d'assiduité.

Vous relèverez bien entendu les présences et vous réglerez l'addition au restaurant.

Cotisations du club

Envoyez les avis de cotisation dès votre entrée en fonction le l"" juillet. Prépa- rez-les conformément à la règle établie par le club (paiements semestriels, trimestriels ou mensuels). L'avis doit mentionner tous les frais à payer, y compris le coût des repas le cas échéant.

Préparer et expédier promptement les relevés incitera les membres à régler leurs cotisations sans retard. Encaissez-les et délivrez les cartes de membre que vous devez signer. Remettez les montants encaissés au trésorier du club

et obtenez un reçu pour chacune de vos transactions. Les irrégularités dans le paiement des cotisations doivent être communiquées au comité.

N.B. Chaque Rotarien doit porter sur lui la carte de membre [418-FR] certi- fiant que son club est membre du Rotary International et qu'il est membre du club. Vous pouvez commander ces cartes auprès de votre bureau régional. Consulter le Catalogue [019-FR].

Convocations

Votre rôle est de rédiger et d'envoyer les convocations aux réunions du comité du club. Une importante réunion de commission pourra exiger une convoca- tion spéciale. Dans un petit club, vous pouvez contacter les membres par téléphone. Dans un grand club, vous enverrez plus probablement des convo- cations officielles avec éventuellement un rappel par téléphone le jour de la réunion.

Selon les Statuts types du Rotary club, X. 4, tout membre en défaut de paiement de cotisation 30 jours après l'échéance doit recevoir un rappel du secrétaire du club. Il a dix jours pour régulariser sa situation et éviter d'être radié.

Selon les Statuts types du Rotary club, X. 5, un membre peut être radié pour manque d'assiduité. A la demande du comité, le secrétaire peut être amené à envoyer des rappels. Vous devez fournir un rapport sur l'assiduité au comité.

Réunions du comité

II est d'usage dans la plupart des clubs que le secrétaire assume également les fonctions de secrétaire de séance des réunions du comité. Avant chaque réunion, consultez le président sur les sujets qu'il compte aborder. De cette manière, vous pouvez apporter les informations dont le comité aura besoin. Vous prendrez note des délibérations et vous vous en servirez pour préparer un compte rendu succinct que vous lirez à une réunion du club ou publierez dans le bulletin du club. Les résolutions du comité concernant le travail de toute commission doivent être transmises promptement aux responsables concernés. Les procès-verbaux de ces réunions doivent être archivés.

Bulletin du club

Le bulletin du club est destiné avant tout à annoncer le programme de la réunion hebdomadaire et à informer les membres des dernières nouvelles concernant le club, ses activités et son effectif.

Le bulletin peut être rédigé par un membre nommé à cet effet ou par une commission ou encore par le secrétaire du club. S'il est rédigé par un membre (ou par une commission), vous collaborerez avec les responsables en fournissant certaines informations à publier. Elles peuvent provenir de plusieurs sources : recommandations des commissions, décisions du comité, le Journal du Rotary (l'édition française de Rotary World), la Lettre mensuelle du gouver- neur, THE ROTARIAN, la revue régionale, ou les revues de district.

Des exemplaires de chaque numéro doivent être envoyés au gouverneur, le cas échéant à son adjoint, ainsi qu'aux clubs avec lesquels vous échangez vos  bulletins. Comme votre bulletin est fréquemment envoyé au-delà des limites du district, il est important d'ajouter au titre, en plus du nom du club, le pays et le district.

Intervenants

Veillez à accueillir tout invité à son arrivée, soit par vous, soit par le responsable du programme ou un membre de la commission camaraderie du club.

Comme il est d'usage que les clubs remboursent les frais des invités n'appar- tenant pas au club, demandez une note de frais afin que le trésorier effectue le remboursement. Vous devriez déjà connaître le montant car le responsable de la programmation doit avoir convenu des honoraires et dépenses afférentes à ce déplacement avec cette personne au moment de l'invitation, et il vous aura transmis ces renseignements à l'avance.

Les invités apprécient généralement de recevoir aussi les bulletins ou les comptes rendus des journaux locaux concernant leur venue.

Candidature de membre

Dans la liste suivante, veuillez noter que dans la procédure à suivre lors de la proposition et de l'élection d'un nouveau membre, les points l, 3 et 5 sont du ressort du secrétaire. Veillez à ce que chacune de ces démarches soit accomplie promptement pour ne pas relâcher l'intérêt des membres potentiels.

Certains secrétaires consignent sur un tableau chaque étape afin de repérer facilement où en est l'élection :

Les cinq étapes de la procédure recommandée pour proposer et élire un nouveau membre :

1. Le nom d'un candidat, proposé par un membre actif, doyen actif ou retiré des affaires, est soumis par écrit au comité par le secrétaire du club. Sauf précision contraire, cette candidature est pour le moment confidentielle.

2. Le comité vérifie que le candidat répond aux critères d'éligibilité et de classification contenus dans les statuts du club.

3. Le comité a trente jours après réception de la candidature pour l'examiner et pour charger le secrétaire du club d'informer le Rotarien parrainant le candidat de la décision du comité.

4. Si la décision du comité est favorable, le candidat est alors informé des objectifs du Rotary ainsi que des privilèges et responsabilités des membres du Rotary club (y compris la catégorie de membre pour laquelle sa candidature est acceptée) ; le candidat est ensuite invité à soumettre une demande d'admission et autorise que son nom et la classification (si membre actif) sous laquelle il est proposé soient annoncés au club.

5. Si, dans les dix jours qui suivent la publication de cette candidature, aucune objection s'appuyant sur des raisons écrites ne parvient au comité, le candidat s'acquitte du droit d'admission figurant dans ce règlement intérieur et est alors considéré comme élu. En cas d'oppo- sition, la question est mise aux voix lors de la réunion suivante. Si la candidature est acceptée, le candidat, après avoir réglé son droit d'ad- mission, est alors considéré comme membre du club. Lorsqu'un mem- bre a été élu par le club conformément à ce qui précède, le président s'occupe d'organiser la cérémonie d'intronisation. Le secrétaire lui remet sa carte de membre et en informe le Rotary.

Documentation pour les nouveaux membres

Pendant l'orientation, les clubs offrent souvent aux nouveaux membres divers documents en rapport avec le Rotary ; chaque club effectue les choix qui lui conviennent, mais vous devez au moins remettre un exemplaire du règlement intérieur, une liste de l'effectif et si possible un historique du club.

Vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des documents disponi- bles auprès de votre bureau régional (ou à partir du site www.rotary.org). Référez-vous au Catalogue [019-FR] pour une description de ces articles. Des conseils sur la formation des nouveaux membres sont disponibles sur le site du Rotary et figurent aussi dans la publication envoyée aux présidents de club [222-FR].

Publications

Officiai Directory [007-EN]

Statuts types du Rotary club [012A-FR]

Règlement intérieur du club [012B-FR]

Voici le Rotary [OOI-FR]

introduction au Rotary [333-FR]

Le Rotary en bre/[419-FR]

Manuel de la fondation Rotary [300-FR]

La fondation et vous [171-FR]

Divers

Bienvenue au Rotary (classeur) [265-MU]

Carte de membre [418]

Des insignes, certificats d'adhésion et autres articles sont disponibles auprès de vendeurs agréés dont vous trouverez la liste dans les pages vertes de l'annuaire Officiai Directory. Certains fournisseurs offrent également des exem- plaires encadrés du Critère des 4 questions et du But du Rotary.

Informations à transmettre au gouverneur et au siège

Le secrétaire contribue de manière appréciable à l'action du Rotary chaque fois qu'il fournit, au gouverneur et au bureau régional, des informations sur les actions particulièrement réussies ou les initiatives originales du club. Le gouverneur transmet ces renseignements aux autres clubs du district par le biais de la Lettre mensuelle du gouverneur.

Le Rotary reçoit des demandes de renseignements sur les diverses activités rotariermes. Le club qui a lancé une initiative et qui en informe le Rotary fait connaître son action dans le monde entier.

Travail avec les commissions

Le secrétaire aide les commissions du club, mais il évite d'empiéter sur leur travail. Il peut leur donner des conseils et les seconder, par exemple en en- voyant les convocations aux réunions, en les aidant à rédiger le procès verbal d'une réunion, selon ce qui a été convenu avec les différents responsables. Il incombe au secrétaire de définir avec eux les bases de cette coopération. Un service qui sera toujours apprécié des commissions : être tenues au courant de la vie du club, du district et du Rotary.

Correspondance

Le secrétaire de club reçoit une abondante correspondance. Le meilleur moyen de s'en occuper est de s'attacher à répondre à chaque lettre dans les 24 heures. De cette manière, il n'y aura pas d'accumulation de courrier et les affaires seront promptement traitées.

Pour toute correspondance, le club doit avoir son propre papier à lettres et le secrétaire se charge de le commander. Les clubs utilisent en général du papier à lettres avec en-tête comprenant l'emblème, le nom du club et celui de la localité. Ils y rajoutent chaque année les noms des dirigeants du club et des membres du comité. Des planches et des disquettes des emblèmes et logos rotariens sont listées dans le Catalogue ; vous pouvez les commander auprès de votre bureau régional. L'emblème du Rotary peut être téléchargé du site www.rotary.org.

Réunions interclubs

Le secrétaire est associé à la planification des réunions interclubs organisées par son club. Si parrainée par un autre club, il transmet le nombre de partici- pants à son homologue du club hôte.

Nominations : dans le c\ub, le district ou au niveau international

Le secrétaire annonce le nom des dirigeants du club une fois qu'ils ont été désignés selon la procédure établie.

Le secrétaire informe les membres du club des candidats aux fonctions de gouverneur, membre du Conseil Central ou président du Rotary. Le règlement intérieur du Rotary International interdit les campagnes de soutien et toute propagande électorale. Une plainte à ce sujet doit être déposée auprès du secrétaire général dans les 45 jours avant les élections. Elle doit émaner d'un Rotarien occupant les fonctions de dirigeant du Rotary ou d'un club.

Réunions de district et convention

Les responsabilités du secrétaire concernant les réunions de district et la convention du Rotary sont bien définies. Votre collaboration est d'une impor- tance vitale pour obtenir une forte participation et de sensibiliser le club au caractère international de notre association. Vous devriez d'ailleurs assister à ces réunions pour votre propre information.

Assemblée de district

Une réunion obligatoire pour les secrétaires et présidents entrants et autres dirigeants du club, l'assemblée de district est destinée en particulier à favo- riser le développement de dirigeants ayant les connaissances et la motivation nécessaires pour bien réussir leur mandat, notamment dans les domaines suivants :

• Maintenir et accroître les effectifs

• Monter des actions de qualité tant locales qu'à l'international

• Soutenir la Fondation Rotary

Cette rencontre fournit aussi l'occasion aux futurs dirigeants du district de faire connaissance, d'échanger des idées sur la façon de diriger un club et de discuter d'activités relevant de l'action d'intérêt public, de l'action profession nelle et de l'action internationale.

Conférence du district

Le but de la conférence de district est de développer l'action du Rotary à travers la camaraderie et la discussion de questions relatives aux affaires du district et de notre association en général. Cette conférence peut aussi permettre d'étudier les questions statutaires et toutes celles soumises par le Conseil Central. Elle sert à adopter les projets d'amendement et à désigner un délégu( au Conseil de législation triennal.

La participation du secrétaire est vivement recommandée. En contact avec le comité de district, vous tiendrez le club au courant et vous ferez de votre mieux pour inciter un grand nombre de Rotariens à s'y rendre.

Désignation des électeurs à la conférence de district

Avec le président, vous devrez prendre les dispositions nécessaires pour que le club désigne le nombre requis d'électeurs pour la conférence de district. Selon le paragraphe 15.030 du règlement intérieur du Rotary, les délégués par procuration pour les électeurs absents peuvent être désignés seulement si leur club est établi dans un pays autre que celui dans lequel a lieu la conférence.

Responsabilités du secrétaire du club

1. Sélection des électeurs du club

L'électeur doit être membre actif ou actif supplémentaire, doyen actif ou retiré des affaires de votre club. Chaque club a droit à un délégué par 25 membres ou fraction majeure de 25 (membres d'honneur non compris) appartenant au club au dernier paiement semestriel du mois précédant celui au cours duquel se tient la conférence. Chaque club, quel que soit son effectif, a droit à au moins un électeur.

2. Les certificats de pouvoirs

En principe ils sont fournis par le gouverneur mais dans le cas contraire, vous pouvez créer votre propre formulaire. Remplissez ce certificat en double exemplaire, et :

a) Listez les noms des électeurs

b) Indiquez l'effectif du club à l'exclusion des membres d'honneur au dernier jour du mois précédant la conférence, et le nombre d'électeurs auxquels le club a droit.

c) Faites signer le certificat de pouvoirs par le président du club et signez-le vous-même ensuite.

3. Donnez l'original de ce certificat aux électeurs qui le présenteront à la commission de vérification des pouvoirs le premier matin de la conférence

4. Gardez le double du certificat de pouvoirs dans les dossiers du club.

Convention du Rotary

La convention internationale est l'occasion d'améliorer ses connaissances de l'administration d'un club et de se faire une idée plus complète du Rotary et du travail effectué par les clubs dans le monde entier.

Délégués à la convention

Fournir aux délégués à la convention toutes informations concernant les candidats aux fonctions du Rotary ainsi que les textes statutaires adéquats.

l. Élection des délégués

Chaque club, qu'un membre de ce club se propose d'assister à la convention ou non, doit désigner le nombre de délégués auquel il a droit. Un délégué doit être membre actif, doyen actif ou retiré des affaires du club. Chaque club a droit à un délégué pour cinquante membres ou fraction majeure de ce nombre (membres d'honneur non compris) en se basant sur le nombre de membres au 31 décembre précédant la convention. Tout club, même s'il dispose d'un effectif réduit, a droit à au moins un délégué.

A partir de deux délégués, le club peut autoriser un seul Rotarien à voter selon le nombre de voix auquel ce club a droit. Il sera remis au délégué un certificat de pouvoirs et une carte de délégué votant pour

chacune des voix qu'il représente.

2. Choix des membres suppléants

Au moment où il désigne ses délégués, le club peut aussi choisir un premier et un second suppléant, autorisé à voter seulement si le délé- gué pour lequel il a été désigné comme premier ou second suppléant est absent ; tout délégué suppléant porteur d'un certificat de pouvoirs peut être substitué à un délégué du même club dont aucun suppléant n'est présent.

3. Désignation de délégués par procuration

Tout club non représenté à la convention par un délégué (ou un délé- gué suppléant) peut désigner comme délégué par procuration, un membre actif, doyen actif ou retiré des affaires de n'importe quel autre club de son propre district. Un club qui n'est pas situé dans un district pourra désigner comme mandataire de ses délégués absents n'importe quel membre actif, doyen actif ou retiré des affaires d'un club, où qu'il soit situé.

Le même Rotarien peut servir de délégué par procuration de plusieurs délégués.

Si le délégué représente un autre club que le sien, il ne sera reconnu par la convention que s'il a été officiellement désigné comme tel avant l'ouverture de la convention.

4. Préparation du certificat de pouvoirs

Le secrétaire du club doit remplir un certificat de pouvoirs par délégué, fourni par le Rotary et comportant :

•  l'effectif du club au 31 décembre précédant la convention (membres d'honneur non compris) ;

•  le nombre de délégués auquel le club a droit ;

•  la date à laquelle le délégué (et son suppléant ou délégué par

procuration) a été désigné ;

•  le nom du délégué ;

•  le nom des suppléants, le cas échéant ;

•  le nom du délégué par procuration, s'il est désigné, et celui de son

Rotary club, ainsi que le numéro de son district.

5. Remettre le certificat de pouvoirs dûment rempli et signé, sans détacher la carte de délégué votant, au Rotarien qui assistera à la convention en tant que délégué ou délégué par procuration du club afin qu'il le présente à la commission de vérification des pouvoirs à la convention

Ne pas envoyer les certificats au secrétariat.

Un délégué autorisé à participer au vote plus d'une fois devra être en possession d'autant de certificats de pouvoirs et de cartes de délégué votant que de voix auxquelles il a droit.

La commission de vérification des pouvoirs, désignée par le président du Rotary, aura son bureau tout près de celui des inscriptions. Elle confirmera les certificats et délivrera les badges de délégué votant.

6. Archives du club

Conserver la liste des Rotariens choisis pour représenter leurs clubs à la convention dans les archives.

N.B. Si vous n'avez pas pu obtenir de formulaire de certificat de pouvoirs, la commission de vérification des pouvoirs acceptera une lettre (de préférence sur papier à en-tête du club) stipulant le nom des Rotariens élus délégués et le nombre des membres du club (excepté les membres d'honneur) au 31 décem- bre précédant la convention. La lettre doit être signée par deux dirigeants, de préférence le président et le secrétaire.

Réservations de l’hôtel

Conférences de district - Fournir les coordonnées des Rotariens ayant besoin d'une chambre, soit au comité d'organisation, soit au club hôte.

Convention du Rotary - Le président de club reçoit des informations concer- nant l'hébergement et les distribue aux intéressés. Toute annulation doit être rapidement signalée. Se renseigner éventuellement et s'assurer que tous les membres ayant l'intention d'assister à la convention ont bel et bien réservé une chambre.

Fin de l’année rotarienne

Inventaire

1. Les dossiers du club concernant l'assiduité, l'admission et la composition du club, le paiement des cotisations, les contributions à la Fonda- tion Rotary, etc. sont-ils en ordre ? Vous devrez fournir une copie des comptes vérifiés à votre successeur.

2. Le dossier contenant les documents de base du club est-il parfaite- ment en ordre et complet ? Signalez à votre successeur l'importance de conserver ces documents en lieu sûr (règlement intérieur et statuts du club, charte et description des limites territoriales).

3. Avez-vous placé les doubles des rapports dans les archives ? Ceci concerne les comptes rendus des réunions du comité, les rapports des commissions, les rapports d'assiduité, la liste des membres, etc.

4. Avez-vous vérifié l'état du matériel du club : marteau, cloches, insi- gnes à porter aux réunions, etc. ? Vous jugerez s'il est indiqué de rem- placer certains objets et, le cas échéant, vous les commanderez à temps pour éviter tout retard lors de la dernière réunion de l'année rotarienne.

Prise de contact avec votre successeur

C'est maintenant votre tour, en tant que secrétaire sortant, de vous réunir avec votre successeur. Vous discuterez en particulier des points qui vous paraissent les plus importants. A la fin de l'année rotarienne, après la dernière réunion de juin, vous remettrez à votre successeur tous les dossiers, archives, matériel, etc.

Centrale de téléchargement de documents français

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